Tạm dừng, hủy và kích hoạt lại tài khoản đã được cấp để thực hiện dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công Thương được hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư 05/2016/TT-BCT quy định về việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến của Bộ Công Thương, theo đó:. 1. - Giấy "Thông báo về kết quả giải quyết, hủy bỏ đăng ký cư trú" của cơ quan công an, có thông tin Nơi tạm trú trùng với địa chỉ lắp đặt đồng hồ nước. (Theo mẫu CT08 ban hành theo Thông tư số 56/2021/TT-BCA ngày 15/5/2021 của Bộ Công an) và bản photo Căn cước Công dân/Chứng minh nhân dân của các nhân khẩu. 2.3 Thời hạn cấp định mức: Dịch vụ công chứng 2022, Hỗ trợ công chứng giấy tờ nhanh. Luật Minh Gia tư vấn pháp luật về công chứng cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp bao gồm các giao dịch dân sự liên quan đến hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán chuyển nhượng bất động sản và các giao dịch khác Dịch vụ thẩm mỹ Contoura, Cooltech Define, Đông Hủy Mỡ CoolSculpting, Giấy phép số: 206/GP-CBC do Cục Báo Chí (Bộ TT&TT) cấp ngày 08/05/2008. ® Ghi rõ nguồn "Phòng khám CK TM Bác Sĩ Tú Bước 1: Bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD để làm thủ tục hủy dịch vụ. Bước 2: Tiến hành đến chi nhanh, quầy giao dịch của ngân hàng BIDV cơ sở gần chỗ ở của bạn nhất. Bước 3: Gặp nhân viên tư vấn của ngân hàng và yêu cầu muốn hủy dich vụ SMS Banking. 7AVhu. I. Tài liệu hết giá trị là gì?II. Tầm quan trọng của việc hủy tài liệu hết giá trịIII. Các hình thức hủy tài liệu phổ Hủy tài liệu bằng hình thức Hủy tài liệu bằng máy hủy giấy chuyên Ưu điểm của hình thức hủy tài liệu bằng máy hủy Nhược điểm của máy hủy giấy văn Hình thức thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậyIV. Xác định thời hạn bảo quản của tài liệu trước khi tiêu hủyV. Quy định nào cho việc hủy tài liệu hết giá trị? Những năm trở lại đây, công nghệ số hóa được áp dụng rất nhiều trong tất cả các lĩnh vực trong đó có Văn thư Lưu trữ. Song tài liệu giấy vẫn đóng vai trò rất lớn trong quá trình lưu trữ thông tin của mỗi tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Chính vì việc tài liệu giấy được sinh ra ngày càng nhiều nên việc hủy các loại hồ sơ tài liệu đóng vai trò quan trọng và nên thường xuyên được tiến hành. Có một thực tế mà chính bản thân đội ngũ tư vấn của Đức Thịnh Phát Jsc thường xuyên nhận được câu hỏi là làm sao để biết tài liệu nào đã hết giá trị để được phép tiêu hủy. Căn cứ theo Điều 17 Khoản 3 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Hiện nay, không ít cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp vẫn còn mập mờ về thời hạn lưu trữ bảo quản của từng loại tài liệu. Chúng ta cần phải nắm rõ các thời hạn bảo quản tài liệu để có kế hoạch phân loại, sắp xếp bố trí kho lưu trữ phù hợp cũng như để thực hiện việc hủy các loại hồ sơ tài liệu đã hết giá trị, nhằm mục đích bảo mật thông tin tài liệu và giải phóng kho lưu trữ. Hình ảnh một số lượng lớn tài liệu hết giá trị trong kho lưu trữ đang chờ được đem đi tiêu hủy II. Tầm quan trọng của việc hủy tài liệu hết giá trị Theo một thống kê, tài liệu giấy chiếm tới 80% công cụ để lưu trữ thông tin trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan và doanh nghiệp. Việc lưu trữ bảo quản tài liệu có giá trị thực tiễn, phục vụ công tác hành chính văn phòng. Song đối với những tài liệu đã hết giá trị hết thời hạn lưu trữ, không còn phục vụ để khai thác thông tin thì cần được tiến hành loại bỏ thường xuyên và định kỳ hằng năm nhằm mục đích sau Giải phóng diện tích kho lưu trữ, văn phòng Rõ ràng là việc tài liệu giấy phát sinh ngày càng lớn làm tiêu tốn rất nhiều diện tích kho lưu trữ, văn phòng làm việc. Nếu phải bảo quản một khối lượng tài liệu hết giá trị rất lớn như thế sẽ làm tăng thêm diện tích kho tàng, gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu đang có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Việc hủy tài liệu đã hết giá trị sẽ giảm bớt chi phí thuê kho, tạo môi trường thông thoáng tại nơi làm việc. Giảm gánh nặng cho công tác quản lý, lưu trữ và bảo quản Để bảo quản khối lượng lớn tài liệu giấy đã hết giá trị là việc làm không cần thiết. Lưu trữ quá nhiều tài liệu hết giá trị gây ảnh hưởng tới quá trình khai thác thông tin trong công tác hành chính văn phòng. Việc tiêu hủy sẽ tạo điều kiện tốt hơn để lưu trữ bảo quản các tài liệu mới đang còn giá trị. Bảo mật thông tin Việc hủy tài liệu đúng cách sẽ giúp bảo mật thông tin, dữ liệu trên các tài liệu cần hủy. Tránh bị kẻ gian tận khai thác và lợi dụng các thông tin của cơ quan doanh, doanh nghiệp mình vào mục đích xấu. Hủy tài liệu hết giá trị chính là cách để cơ quan, doanh nghiệp bảo mật thông tin tuyệt đối III. Các hình thức hủy tài liệu phổ biến Hủy tài liệu bằng hình thức đốt Hủy tài liệu bằng hình thức đốt là phương pháp mà con người áp dụng trước khi người ta phát minh ra máy hủy giấy. Hiện nay, hình thức hủy này đã không còn phù hợp bởi gặp rất nhiều rào cản pháp lý cũng như những nhược điểm mà nó mang lại như Công suất tiêu hủy chưa cao, gây ô nhiễm môi trường làm ảnh hưởng tới cuộc sống của những người xung quanh. Ngoài ra việc hủy tài liệu giấy bằng hình thức đốt cũng không hề đơn giản như bạn nghĩ. Đó là quá trình chuẩn bị địa điểm tránh xa khu dân cư, được sự cho phép của cơ quan quản lý về môi trường, mua sắm các vật dụng cần thiết. Bạn hãy liên tưởng tới việc đốt vàng mã mà thỉnh thoảng bạn có cơ hội trải nghiệm. Nhưng đó là với số lượng ít, còn với số lượng nhiều như tài liệu giấy hết giá trị thì liệu có phù hợp hay không, rõ ràng là sẽ mất rất nhiều thời gian và nhân lực đấy. Một số lời khuyên của chúng tôi nếu bạn lựa chọn hình thức hủy tài liệu bằng phương pháp đốt. Là hình thức phù hợp để tiến hành tại nhà với số lượng tài liệu không nhiều. Hãy đốt tài liệu trong một cái hố được đào sẵn, điều này làm giảm lượng khói cũng như để tránh việc tro giấy sau khi đốt bị gió cuốn đi khắp nơi. Trong quá trình hủy không nên cho các vật liệu nhựa vào vì dễ tạo ra khói độc hại và có mùi. Hãy chuẩn bị các dụng cụ phòng chữa cháy cần thiết và nên giám sát từ đầu tới cuối quá trình hủy. Thu gom và xử lý tro sau khi hủy xong để không gây ô nhiễm đồng thời để đảm bảo các thông tin trên tài liệu đã cháy hết. Hủy tài liệu bằng hình thức đốt nên tiến hành tại nhà và với số lượng tài liệu cần hủy ít Hủy tài liệu bằng máy hủy giấy chuyên dụng Máy hủy giấy là một thiết bị cơ học được sử dụng để cắt giấy thành dải hoặc mảnh vụn, dùng cho hủy các tài liệu dạng giấy có chứa tư liệu bí mật hoặc nhạy cảm. Ngày nay, khi nhận thấy tầm quan trọng của việc hủy tài liệu. Rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp đã đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác hủy tài liệu. Trên thị trường hiện nay cũng xuất hiện nhiều mẫu mã và chủng loại máy hủy giấy phù hợp với từng nhu cầu cần hủy của người dùng. Ưu điểm của hình thức hủy tài liệu bằng máy hủy giấy Quá trình hủy tài liệu trở nên dễ dàng hơn, tài liệu được cắt thành dải hoặc mảnh vụn giúp cho việc bảo mật thông tin tốt. Hủy ngay tại văn phòng của mình mà không phải đi đâu xa, ngoài ra thời gian dành cho việc hủy giấy cũng giúp bạn giảm strees nữa đấy. Có nhiều kiểu máy với mẫu mã đa dạng và giá cả phù hợp trên thị trường để bạn lựa chọn. Nhược điểm của máy hủy giấy văn phòng Công suất hủy của máy là không lớn Máy chỉ phù hợp với việc hủy tài liệu thường xuyên nhưng với số lượng ít. Thông thường công suất máy hủy tài liệu là 3-5 tờ/phút, với công suất này bạn có thể tính toán thời gian cho việc hủy số lượng tài liệu mình cần là bao lâu. Với số lượng nhiều, bạn phải mất rất nhiều thời gian để hoàn thành việc hủy. Thậm chí nếu bắt máy hoạt động trong thời gian dài và liên tục có thể khiến máy bị hỏng hoặc lỗi. Gây ô nhiễm tiếng ồn và bụi bặm tại nơi làm việc Có rất nhiều người dùng không tìm hiểu kỹ, và không để ý đến đặc điểm này của máy hủy tài liệu. Bạn sẽ khiến đồng nghiệp khó chịu nếu họ đang cần không gian yên tĩnh để làm việc mà bạn lại đang hủy tài liệu. Bởi tiếng ồn rất lớn và sinh ra bụi bặm mà khá nhiều người dùng sau một khoảng thời gian đầu thì đã không mặn mà với máy hủy tài liệu. Máy rất dễ hư hỏng và khó bảo dưỡng Việc tiến hành hủy tài liệu không đúng cách, không đúng khuyến cào của nhà sản xuất máy, hoặc việc bắt máy làm việc trong thời gian liên tục chính là nguyên nhân dẫn tới hư hỏng của máy. Việc bảo trì bảo dưỡng máy hủy giấy rất là mất thời gian cũng như khó đạt kết quả mong muốn. Chi phí mua máy cao Theo chúng tôi tìm hiểu thì giá máy hủy trên thị trường rơi vào khoảng 3 triệu tới 80 triệu tùy loại. Lời khuyên của chúng tôi là nếu bạn lựa chọn hình thức hủy bằng máy hủy giấy văn phòng. Thì nên tùy vào nhu cầu cũng như số lượng tài liệu cần hủy để lựa chọn máy hủy giấy có công suất hợp lý. Máy hủy càng có công suất lớn thì chi phí càng cao. Rõ ràng là bạn không thể bắt một máy hủy giá 3 triệu làm công việc của một máy hủy giá 20 triệu. Nó sẽ phải mất rất nhiều thời gian để đáp ứng nhu cầu của bạn. Tóm lại, máy hủy giấy sẽ phù hợp với việc hủy tài liệu một cách thường xuyên nhưng với số lượng ít, với số lượng nhiều bạn nên tìm nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Việc sử dụng máy hủy giấy văn phòng chỉ phù hợp với số lượng tài liêu ít và tồn tại nhiều hạn chế Hình thức thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậy Chính vì nhược điểm của các hình thức hủy tài liệu ở trên mà nhiều cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đã thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy giấy. Hình thức này là phổ biến hiện nay khi số lượng tài liệu lớn được xử lý tiêu hủy triệt để trong khoảng thời gian ngắn. Đồng thời chi phí dành cho việc hủy tài liệu cũng tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc mua sắm máy hủy giấy văn phòng. Bạn chỉ cần bỏ ra một khoảng thời gian ngắn để giám sát quá trình tiêu hủy tài liệu. Nếu bạn chưa tìm được nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đáng tin cậy, hãy liên hệ cho chúng tôi! IV. Xác định thời hạn bảo quản của tài liệu trước khi tiêu hủy Căn cứ theo Thông tư Số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp. Theo đó thời hạn lưu trữ và bảo quản tài liệu được quy định gồm hai mức là bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Cũng theo Thông tư Số 09/2011/TT-BNV thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp được chia thành các nhóm hồ sơ. Như vậy, trước khi bắt đầu việc đưa tài liệu vào kho lưu trữ cần phải biên mục và ghi rõ thời hạn bảo quản của từng loại tài liệu ấy. Cũng như việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, chúng ta cần phải nắm được phông khối tài liệu chuẩn bị được hủy thuộc nhóm tài liệu nào, thời hạn lưu trữ là bao lâu để tránh việc hủy nhầm mất các hồ sơ tài liệu còn thời hạn bảo quản gây ảnh hưởng đến quá trình khai thác thông tin tài liệu sau này của cơ quan mình. V. Quy định nào cho việc hủy tài liệu hết giá trị? Việc hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị, hết thời hạn lưu trữ được căn cứ theo Luật Lưu trữ Số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ. Riêng đối với việc hủy tài liệu hết giá trị cần đảm bảo các nguyên tắc chung như sau Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định. Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy; Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; Khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu hủy hết thông tin ghi trên tài liệu. Mặc dù đã có văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể của cơ quan có thẩm quyền về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Song trên thực tế, vẫn còn rất nhiều cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy tài liệu tùy tiện, không thống nhất dẫn đến việc sai quy định của luật lưu trữ và tốn quá nhiều chi phí cho việc tiêu hủy. Xem thêm Quy trình hủy tài liệu hết giá trị Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về chuyển đổi số trong Công tác Lưu trữ tại các cơ quan và doanh nghiệp. Xem thêm Quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán là bao nhiêu năm? Vị trí và vai trò của công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong cơ quan Quy trình hủy hồ sơ bệnh án hết giá trị mới nhất của Bộ Y tế 5 nội dung cơ bản cần biết trước khi thực hiện hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị Khái niệm phông lưu trữ và một số phông trong Văn thư Có thể nói, hủy tài liệu là một trong những hoạt động có giá trị thiết thực góp phần đảm bảo tính bảo mật thông tin của các cơ quan, tổ chức. Những tài liệu được hủy có thể là hợp đồng làm ăn, thông tin chính trị… đã hết giá trị nhưng cần được bảo mật tuyệt đối. Tuy nhiên, nếu số lượng tài liệu cần hủy ít thì rất đơn giản. Nhưng nếu số lượng vài trăm ký và phải hủy thường xuyên thì đây là một bài toán khó. Bài viết dưới đây Tiến Trí sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Nhu cầu hủy bỏ tài liệu đã qua sử dụng Hủy tài liệu là cách hiệu quả để bảo mật thông tin và hồ sơ văn kiện quan trọng đã qua sử dụng. Dưới đây là một số lý do bạn nên thực hiện hủy tài liệu. Bảo mật các thông tin, dữ liệu của cơ quan, tổ chức Tôi thường có thói quen xé nhãn dán chứa thông tin của mình ngay sau khi khui những kiện hàng mà mình đã đặt online. Ngoài ra, các giấy tờ, hóa đơn có chứa thông tin của tôi đều được xé vụn trước khi cho vào thùng rác. Đó là cách tôi bảo vệ thông tin cá nhân của mình khi có thể. Đối với doanh nghiệp hay các tổ chức cũng tương tự, đặc biệt là với tổ chức chính trị hay doanh nghiệp về công nghệ. Những tài liệu bằng giấy, CD, hoặc ổ cứng dù đã qua sử dụng và không còn giá trị nữa, nhưng để đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đều phải được mang đi tiêu hủy. Vì nếu chẳng may những thông tin mật bị lộ ra ngoài thì sẽ ảnh hưởng đến “chén cơm” của cả một tổ chức hay thậm chí là một nền kinh tế. Có không gian lưu trữ tài liệu mới Các cơ quan, văn phòng của doanh nghiệp hay tổ chức dù rộng đến đâu cũng là hữu hạn. Nếu tài liệu đã qua sử dụng liên tục nhiều lên mà không được tiêu hủy bớt thì đến một ngày sẽ không còn chỗ chứa. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị sẽ giúp cho doanh nghiệp có thêm không gian để lưu trữ những tài liệu mới. Góp phần bảo vệ môi trường Khi hủy bỏ tài liệu bằng cách thông thường như là đốt hoặc cắt vụn rồi cho vào sọt rác thì về lâu dài, cách làm này sẽ ảnh hưởng đến môi trường. Hơn nữa, với cách làm này bạn chỉ có thể thực hiện được với số lượng nhỏ và không đảm bảo tính bảo mật. Do đó, để bảo vệ môi trường bạn cần tìm đến dịch vụ hủy tài liệu chuyên nghiệp. Các phương pháp hủy tài liệu – Các cách hủy tài liệu Không chỉ có giấy mới được đem đi hủy tải liệu. Các đối tượng khác như CD, USB, ổ cứng và bất cứ vật dụng gì được dùng để lưu trữ tài liệu cũng cần phải đem đi tiêu hủy để đảm bảo tính bảo mật thông tin. Ngày nay có rất nhiều cách để hủy bỏ tài liệu, dưới đây là 3 cách phổ biến mà bạn có thể tham khảo. Hủy bỏ tài liệu bằng cách thủ công Với cách làm này, nhân viên sẽ là người giữ và quyết định sử dụng giấy cho mục đích cá nhân. Họ có thể tái chế và tận dụng mặt còn lại của giấy để làm sổ ghi chú hoặc in đơn hàng. Trong trường hợp giấy không thể sử dụng được nữa thì có thể đem bán giấy loại, tiền thu được sẽ góp vào quỹ văn phòng. Cách làm này rất phù hợp với những loại giấy tờ, văn kiện chứa thông tin không quan trọng và không làm ảnh hưởng đến bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là không hủy được số lượng lớn, nhân sự phải mất thời gian để tái chế và gom bán giấy loại. Hơn nữa, tài liệu sẽ không được hủy tuyệt đối, các vật dụng khác như CD, USB dễ bị phát tán ra bên ngoài. Dùng máy hủy tài liệu mini Ngày nay có khá nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng máy hủy giấy văn phòng để hủy tài liệu. Một số dòng máy hủy tài liệu văn phòng hiện nay có thể hỗ trợ hủy cả CD, thẻ tín dụng hay các vật liệu bìa cứng khác. Tuy nhiên, điểm trừ của thiết bị này là nó chỉ có thể xử lý một lượng tài liệu nhỏ. Cụ thể, máy hủy tài liệu văn phòng thường có công suất khoảng 5-10 tờ/lần. Nếu thực hiện theo cách này, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian, tốn kém về nhân công. Đồng thời, chi phí bỏ ra để mua máy cũng không hề nhỏ. Ngoài ra, việc vận hành máy còn tạo ra tiếng ồn lớn, ảnh hưởng đến môi trường làm việc. Hơn nữa, doanh nghiệp phải tốn chi phí để bảo trì thiết bị. Chính vì vậy bạn cần một đơn vị chuyên hủy tài liệu để xử lý vấn đề này. Sử dụng dịch vụ, đối tác hủy giấy thứ 3 Doanh nghiệp cần tận dụng về cả thời gian, nhân sự, tài chính để tập trung phát triển hoạt động kinh doanh. Vì vậy, thuê dịch vụ ngoài chuyên xử lý vấn đề hủy bỏ tài liệu cũng là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là giải pháp hiệu quả và tối ưu khi doanh nghiệp cần tiêu hủy tài liệu hết giá trị số lượng lớn và cần tính bảo mật tuyệt đối. Quy trình thực hiện sẽ có biên bản hủy tài liệu và các điều khoản cam kết cụ thể nhằm đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối. Cách tiêu hủy từng hình thức lưu trữ tài liệu Thông thường giấy là loại được dùng để lưu trữ tài liệu nhiều nhất. Tuy nhiên cũng có một số loại tài liệu đặc biệt khó có thể lưu trên giấy mà sẽ lưu qua ổ cứng, CD, USB hay email… Vậy để hủy được dữ liệu của những đối tượng này chúng ta phải làm cách nào? Đối với các dữ liệu lưu trên thiết bị kỹ thuật số CD, USB thì bạn có thể hủy bằng cách tác động vật lý lên những vật dụng này. Một trong những cách phổ biến nhất là đem ngâm nước, ngoài ra bạn cũng có thể đem đi đập hoặc nghiền nát. Tuyệt đối không đốt hoặc cho vào lò vi sóng vì sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và gây nguy hiểm cho chúng ta. Đối với các dữ liệu lưu trên ứng dụng Email, iCloud, Google Drive thì bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đặt lịch hẹn để xóa vĩnh viễn những loại tài liệu không dùng đến. Ngoài ra, bạn cũng có thể cho nhân sự dùng email của công ty để trao đổi hoặc sao lưu tất cả các nội dung liên quan đến công việc để có thể kiểm soát tốt hơn. Tuyệt đối không để nhân sự dùng tài khoản Email, Drive… cá nhân để đăng tải hoặc làm việc với đối tác bên ngoài. Đối với với tài liệu bằng giấy thì nên được xếp và phân chia gọn gàng. Những tài liệu bảo mật cao phải được cất khóa cẩn thận và có nhân sự chịu trách nhiệm chính cho việc đó. Nên chọn 1 người duy nhất để đảm nhiệm việc trên vì nếu có vấn đề phát sinh bạn sẽ dễ dàng điều tra và kiểm soát. Tài liệu phải được tiêu hủy và xử lý định kỳ như là bán phế liệu, dùng máy hủy bỏ tài liệu hay sử dụng dịch vụ hủy giấy, tài liệu của bên thứ 3. Quy trình hủy tài liệu tại Tiến Trí Tiến Trí là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định được thành lập từ năm 2009. Quy trình hủy bỏ tài liệu tại Tiến Trí sẽ được thực hiện qua 5 bước dưới đây. Bước 1. Nhận tư vấn dịch vụ Công ty sẽ có nhân viên tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng về thông tin liên quan đến dịch vụ hủy bỏ tài liệu. Nhằm giúp giải đáp thắc mắc và tư vấn cho khách hàng những thông tin cần thiết về dịch vụ. Bước 2. Khảo sát và báo giá Đội ngũ nhân viên công ty sẽ đến trực tiếp nơi lưu trữ tài liệu của khách hàng để khảo sát. Bước này giúp công ty xác định được chính xác số lượng tài liệu cần tiêu hủy và một số thông tin liên quan đến vận chuyển để có báo giá chính xác nhất. Sau khi hoàn tất báo giá, Tiến Trí sẽ gửi email đến khách hàng để xác nhận. Bước 3. Làm hợp đồng Sau khi hoàn tất 2 bước trên, Tiến Trí sẽ làm hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sẽ có những thông tin quan trọng như Điều khoản hợp tác, điều kiện bảo mật thông tin, giá cả, chính sách bồi thường, thời gian thực hiện và thời gian thanh toán. Sau khi ký hợp đồng, mỗi bên sẽ giữ 1 bản. Bước 4. Thực hiện Sau khi ký hợp đồng, đội ngũ nhân viên của Tiến Trí sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình như trong hợp đồng thỏa thuận. Nhân viên sẽ cho bốc xếp tài liệu, vận chuyển đến nơi tiêu hủy… Quá trình tiêu hủy tài liệu cần có đại diện của khách hàng để giám sát. Nếu đại diện khách hàng không thể đến tận nơi, Tiến Trí sẽ hỗ trợ quay lại video hoặc gọi video để đảm bảo rằng tài liệu của khách hàng đã được hủy. Bước 5. Nghiệm thu Đây là bước cuối cùng trong quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Sau khi nghiệm thu xong, Tiến Trí sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng và kết thúc giao dịch. Nội dung trên là toàn bộ những chia sẻ về các cách thức và quy trình hủy bỏ tài liệu. Thông qua bài viết này, Tiến Trí mong rằng bạn cũng sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của việc hủy tài liệu hết giá trị sử dụng đối với doanh nghiệp và các tổ chức. Nếu bạn đang quan tâm đến dịch vụ hủy tài liệu thì hãy liên hệ với Tiến Trí qua hotline 0944123789 hoặc 02835123789 nhé! 1- Dịch vụ hủy tài liệu là gì?Dịch vụ hủy tài liệu còn có tên gọi khác là dịch vụ hủy hồ sơ là loại hình dịch vụ được cung cấp bởi những công ty tư nhân. Bên thuê dịch vụ này là các cá nhân, cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang có nhu cầu loại bỏ đi một số lượng hồ sơ, tài liệu nhất định để đảm bảo các thông tin, số liệu, dữ liệu trên các tài liệu đó biến mất hoàn toàn, không thể phục hồi, sao chép hay tái sử dụng thông tin đó dưới bất cứ hình thức nào. “ Tài liệu” ở đây có thể được hiểu là tài liệu giấy, tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc các vật mang tin khác như ổ cứng, USB, đĩa CD, DVD,.... Song dịch vụ hủy tài liệu thường gặp đa phần là hủy tài liệu Lý do doanh nghiệp cần phải thuê dịch vụ hủy tài liệuDịch vụ hủy giấy xuất hiện phổ biến trong 15 năm trở lại đây, khi các cơ quan và doanh nghiệp tại Việt Nam chú trọng hơn tới vấn đề bảo mật thông tin của mình trên hồ sơ tài liệu. Cùng với đó là lượng hồ sơ giấy phát sinh, hình thành ngày càng nhiều trong quá trình hoạt động, gây ra những lo ngại cho doanh nghiệp trong việc đảm bảo bí mật thông tin. Cũng như việc giữ lại các hồ sơ tài liệu không còn cần thiết khiến các công ty mất quá nhiều chi phí kho bãi, vật tư, nhân lực để lưu trữ và bảo quản chúng. Có nhiều lý do mà doanh nghiệp không thể tự mình hủy tài liệu mà phải thuê nhà cung cấp dịch vụ hủy giấy chuyên nghiệp. Qua tìm hiểu, chúng tôi dễ dàng nhận thấy những lý do phổ biến như sau Do lượng hồ sơ tài liệu cần hủy quá nhiềuCó lẽ lý do phổ biến khiến các cơ quan, doanh nghiệp phải thuê ngoài các đơn vị hủy tài liệu giấy cho mình là do lượng hồ sơ tài liệu cần hủy quá nhiều. Thói quen dồn một khối lượng hồ sơ tài liệu giấy hết giá trị trong nhiều năm rồi mới tiến hành tiêu hủy, đã khiến cho số lượng hồ sơ cần phải hủy một lần quá lớn. Chính vì lẽ đó nên cần phải thuê các đơn vị chuyên nghiệp có trang bị máy hủy giấy công suất lớn hoặc có nhà máy xử lý hiện đại để giải quyết vấn đề Thiếu trang thiết bị phục vụ công tác hủy tài liệuHủy tài liệu giấy là công việc đòi hỏi cần các trang thiết bị chuyên dụng mới đảm bảo hủy triệt để các thông tin. Việc đầu tư máy hủy giấy thôi là chưa đủ, bạn phải tìm hiểu kỹ rằng loại máy hủy giấy đó có đáp ứng được công suất hủy hay không. Trường hợp số lượng tài liệu hủy nhiều mà bạn lại lựa chọn các loại máy hủy tài liệu văn phòng với công suất hủy “nhỏ giọt” thì sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc. Thông thường máy hủy giấy văn phòng chỉ phù hợp nếu bạn cần hủy thường xuyên với số lượng tài liệu hủy không nhiều. Có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức tiêu hủy bằng phương pháp đốt hoặc cho nhân viên của mình dùng tay xé nhỏ. Rõ ràng các hình thức hủy này tồn tại rất nhiều hạn chế như ô nhiễm, không đảm bảo công suất, tốn rất nhiều thời gian, tài liệu sau khi hủy không loại bỏ được hoàn toàn thông tin, chi phí nhân vật lực quá lớn. Thiếu không gian để dành cho việc hủy tài liệuVới các công ty đặt văn phòng tại những khu nội đô với chi phí đắt đỏ và có diện tích chỉ đủ lớn cho không gian làm việc. Trong khi lượng hồ sơ tài liệu giấy hình thành ngày càng nhiều, việc mua sắm máy hủy giấy tưởng chừng như là quyết định đúng đắn. Song nó lại phiền toái hơn bạn nghĩ, chúng ta đã biết công suất của nó không lớn, kèm theo đó là vấn đề ô nhiễm tiếng ồn, bụi bặm tại nơi làm việc trong lúc hủy gây ảnh hưởng tới những người xung quanh. Đã khiến cho không ít người, không ít doanh nghiệp kém “mặn mà” sau một khoảng thời gian ngắn sử dụng. Và rồi họ lại phải thuê các gói hủy giấy định kỳ hàng quý, hàng năm của các nhà cung cấp dịch vụ hủy chuyên nghiệp. Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tiêu hủy tài liệuMột trở ngại rất lớn nữa để các cơ quan, doanh nghiệp tự tiến hành việc tiêu hủy tài liệu đó là thời gian và chi phí. Để có thể hủy một số lượng tài liệu trong khoảng thời gian ngắn, cần phải mua sắm rất nhiều máy hủy giấy văn phòng, hoặc loại máy hủy có công suất lớn với chi phí cao. Thêm vào đó là cần huy động số lượng lớn nhân viên để thực hiện. Trong khi đó, chi phí để thuê các nhà cung cấp dịch vụ hủy chuyên nghiệp chỉ bằng ⅓ - ⅕ chi phí mà doanh nghiệp tự hủy, và thời gian hoàn thành công việc của họ cũng nhanh hơn rất nhiều. Xem thêm5 sai lầm thường gặp khi tiêu hủy tài liệu giấy hết giá trị5 nội dung cơ bản cần biết trước khi thực hiện hủy hồ sơ tài liệu hết giá trịHướng dẫn chi tiết thủ tục hủy hóa đơn giấy cho người làm kế toán3- Top 5 công ty hủy tài liệu uy tín tại Việt Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh PhátTại Việt Nam, nhắc tới công ty cung cấp dịch vụ hủy tài liệu chắc hẳn Đức Thịnh Phát là cái tên không mấy xa lạ. Máy hủy tài liệu đã xuất hiện tại Việt Nam từ những năm 2000, nhưng chính công ty Đức Thịnh Phát đã khai sinh loại hình dịch vụ hủy giấy số lượng lớn cho các cá nhân, cơ quan và doanh nghiệp từ năm 2008. Chắc chắn với bề dày nhiều năm kinh nghiệm, cung cấp loại hình dịch vụ này tới hàng ngàn khách hàng là hệ thống các ngân hàng, kho bạc, bệnh viện, các doanh nghiệp tư nhân, nước ngoài cho đến các tổ chức như đại sứ quán, ... Với thông điệp nhanh chóng, bảo mật, tiết kiệm thì họ chính là đơn vị top 1 trong nước về dịch vụ hủy tài liệu này. Nối tiếp các thành công trong lĩnh vực về các dịch vụ lưu trữ như hủy tài liệu, chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, cho thuê kho lưu trữ hồ sơ... những năm gần đây công ty Đức Thịnh Phát đã và đang đẩy mạnh dây chuyền sản xuất các loại vật tư lưu trữ. Một trong những sản phẩm nổi bật của họ là Hộp đựng tài liệu văn phòng, hệ thống giá kệ lưu trữ, tủ sắt văn phòng,... nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Việt TIN LIÊN HỆ VP trụ sở chính Số nhà 45, Ngõ 116/51, Phố Miếu Đầm, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt NamTell 0888 424 666VP Miền Nam F1/15/4YE Đường D6, Ấp 6, Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Tp. Hồ Chí MinhTell 0888 171 333Mail hệ với nhà cung cấp này nếu bạn đang có nhu cầu hủy tài liệu bảo Công ty Cổ phần Văn thư Lưu trữ Nam Sài GònTiếp sau Đức Thịnh Phát thì Nam Sài Gòn là công ty cung cấp dịch vụ tiêu hủy tại khu vực Miền nam. Với việc cung cấp tới khách hàng hình thức hủy đa dạng, có thể hủy tại văn phòng của khách hàng bằng máy hủy công nghiệp công suất lớn. Khách hàng cũng có thể sử dụng dịch vụ hủy tại nhà máy của công ty này với công suất lớn hơn rất nhiều. Được thành lập năm 2015, Nam Sài Gòn cũng là một địa chỉ uy tín và tin cậy cho các doanh nghiệp đang muốn thuê dịch vụ hủy tài liệu. THÔNG TIN LIÊN HỆ Trụ sở chính 1715 Tỉnh Lộ 10, Khu phố 5, Phường Tân Tạo A, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt NamVP Miền Bắc Tầng 9, Tòa nhà AC, Ngõ 78, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Cầu giấy, Hà Nội. Tell 0979 648 560 Mr. Hân Trần Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ VieticVietic là doanh nghiệp trưởng thành từ các dịch vụ chỉnh lý tài liệu, trong quá trình họ tiến hành chỉnh lý hồ sơ nhận thấy khách hàng có nhu cầu cần hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ nên dịch vụ hủy tài liệu của họ ra đời. Với gần 5 năm thành lập, trải qua nhiều hợp đồng xử lý hồ sơ lớn như hủy 800 mét tài liệu giấy cho Cục hải quan TP Hồ Chí Minh, 1200 mét hồ sơ hết thời hạn lưu trữ cho Cục Thuế Tỉnh Kiên Giang,... Rõ ràng Vietic đang ngày càng tạo được vị thế và uy tín cho khách hàng trong loại hình dịch vụ hủy tài liệu. THÔNG TIN LIÊN HỆ Trụ sở chính F1/15/4YE Đường D6, Ấp 6 , Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt NamVP Miền Bắc 296 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà NộiTell 0387 672 922 Mr. Hùng Nguyễn Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Phúc Lai Phúc lai cũng là một lựa chọn không tồi nếu bạn muốn tìm tìm dịch hủy tài liệu tại Hà Nội. Với lợi thế là một công ty được sự hậu thuẫn của những người hoạt động đầu ngành về lĩnh vực Lưu trữ, thêm vào đó là kinh nghiệm hoạt động lâu năm cùng đội ngũ nhân sự trẻ và nhiệt huyết. Thông điệp của Phúc Lai là “uy tín tạo thành công” đã nói lên tất cả. THÔNG TIN LIÊN HỆ Trụ sở chính Số 34, phố Yên Ninh, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt NamTell 096 552 5894 Mrs Yến Công ty Cổ phần Dịch vụ Lưu trữ Hoàng LongHoàng Long tiền thân là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng trong đó có máy hủy giấy. Ngoài ra là công ty nổi lên tại khu vực phía nam với dịch vụ cho thuê máy hủy tài liệu. Để đáp ứng nhu cầu cần hủy số lượng lớn hồ sơ trong thời gian ngắn nhất, năm 2017 Hoàng Long đã xây dựng nhà máy tiêu hủy chuyên dụng tại Bình Dương. Khách hàng sử dụng dịch vụ hủy tài liệu của Hoàng Long có thể giám sát từ đầu tới cuối cả quá trình. nếu bạn lựa chọn Hoàng Long, hãy tham khảo gói dịch vụ hủy tài liệu trọn gói mà họ mang lại. Sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn rất TIN LIÊN HỆ Địa chỉ 114/18/19 Bùi Quang Là, Tổ 76, Khu phố 10, Phường 12, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí MinhTell 085 223 5469 Mrs. Hương Ly Ví dụ bạn phải hủy đơn hàng nếu kiểm tra tín dụng không thành hàng không thể hủy đơn hàng sau khi hàng hóa đã được Client cannot cancel an order after the merchandise has been order without a reason and not informing us via Lalamove có thông báo hủy, khi bạn hoàn tất việc hủy đơn hàng thành will be a cancellation notification when you successfully cancel the đơn đặt hàng của bạn đã được thanh toán vàbạn cần thực hiện thay đổi hoặc hủy đơn hàng, bạn phải liên hệ với chúng tôi trong vòng your order has been paid andyou need to make a change or cancel an order, you should contact us within 12 quy tắc trả lại và hủy đơn hàng đóng một vai trò trong quyếtHủy đơn hàng hoặc đăng ký có thể được thực hiện bằng cách truy cập vào tài khoản kháchhàng hoặc bằng cách gọi dịch vụ khách an order or subscription can be done by accessing the customer account or by calling the customer đơn hàng có thể được thực hiện cả thông qua tài khoản khách hàng và bằng cách liên hệ với dịch vụ khách hàng. and by contacting the customer service. hiện bởi khách hàng chứ không phải bởi nhóm hỗ trợ khách hàng. not by the customer support cho biết việc Emirates hủy đơn hàng sẽ khiến họ mất 4,36 tỷ airline said the canceled order will cause them loss of billion dollars. chuyển đến quốc gia của có lần hủy đơn hàng, nhưng năm ngoái lại quay lại đặt nhiều hơn. much ty chúng tôi bảo lưu quyền hủy đơn hàng trong trường hợp giá bán thấp hơn báo giá được thiết lập theo quy định của chính reserves the right to cancel orders in the event selling prices which are lower than prices quoted are established by government tôi có thể chấp nhận hủy đơn hàng miễn phí nếu bạn liên hệ với chúng tôi trong thời gian cho can cancel the order for you free of charge if you contact us in time after your hàng có thể yêu cầu hủy đơn hàng trong các trường hợp sauNếu bạn muốn hủy đơn hàng, chỉ cần gửi mail đến dịch vụ khách hàng của chúng tôi sớm nhất có thể. as soon as dụnó mang đến cho bạn cơ hội chỉnh sửa hoặc hủy đơn hàng trong vòng 30 phút kể từ khi đặt example, it gives you a chance to edit or cancel your order within 30 minutes after you place your có bất kỳ lỗi về giá nào được phát hiện,hệ thống sẽ tự động hủy đơn hàng, gửi email và SMS để thông báo cho khách any price defect is detected,the system will automatically cancel the order, send email or SMS to inform the khi bạn đã tải xuống giaodịch mua của mình, bạn không có quyền hủy đơn you have downloaded your purchase,Bất kỳ phần nào của lệnh mua bán chưa được thực hiện,Any portion of an order not executed will Nếu bạn đang ở trong một công ty xử lý nhiều tài liệu, bạn có thể tự hỏi liệu bạn có nên xem xét việc xem xét dịch vụ hủy tài liệu hay không. Máy hủy tài liệu không khó tìm, nhưng bạn có cần nó không? Tại sao lại lãng phí tiền vào việc hủy tài liệu cũ? Làm thế nào nó có lợi cho doanh nghiệp của bạn? Đọc để tìm hiểu. Tại sao doanh nghiệp cần quyền riêng tư Ngày nay, mọi người có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc xử lý sai thông tin bí mật nhận được thông qua các phương tiện kỹ thuật số. Tuy nhiên, có rất nhiều tội phạm lỗi thời vẫn sẽ xem xét các tài liệu cũ nếu chúng không được xử lý đúng cách. Ngay cả khi hành vi trộm cắp danh tính không phải là vấn đề với loại tài liệu được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn, thì vẫn có thể có vấn đề với tin đồn hoặc danh tiếng của công ty hoặc khách hàng của bạn. Trong một số trường hợp, các giao thức bảo mật phù hợp thực sự cũng là một vấn đề pháp lý. Ví dụ về các doanh nghiệp nên sử dụng máy hủy giấy vì những lý do này bao gồm bệnh viện, công ty luật, ngân hàng và các công ty tài chính khác. Gián điệp doanh nghiệp cũng là một vấn đề. Nếu bạn là một công ty dựa vào sự đổi mới để đi trước đối thủ cạnh tranh, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang lập kế hoạch đúng đắn. Nếu không, bạn có thể thấy rằng những đổi mới của mình nhanh chóng bị các công ty khác sao chép. Bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực công nghệ, dù là phần cứng hay phần mềm, đều nên coi dịch vụ này là một cách nghiêm túc để bảo vệ ý tưởng của mình. Lý do chung để đầu tư vào máy hủy giấy Giấy vụn cũng có lợi thế của nó. Ví dụ, mặc dù thoạt nghe có vẻ phản trực giác, nhưng nó thực sự là một thực hành xanh. Việc hủy tài liệu giúp tái chế chúng dễ dàng hơn và hầu hết các dịch vụ hủy tài liệu đều tự động xử lý lượng giấy thừa. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng nhiều giấy, thì việc băm nhỏ là một cách tuyệt vời để bù đắp phần nào việc sử dụng đó và mang lại cho công ty của bạn một hình ảnh thân thiện với môi trường. Nó cũng chỉ mang lại cho doanh nghiệp của bạn một danh tiếng tốt hơn. Ngay cả khi bạn cảm thấy cơ sở của mình an toàn, khách hàng sẽ vui hơn khi biết thông tin của họ không chỉ nằm lung tung mà còn được cắt nhỏ và tái chế khi không còn cần thiết nữa. Họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm ăn với bạn khi biết rằng bạn đang thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa để đảm bảo an toàn cho họ. Dịch vụ xé giấy Nếu bạn quyết định rằng doanh nghiệp của mình cần dịch vụ này, thì lợi ích của việc sử dụng dịch vụ so với việc mua máy hủy tài liệu của riêng bạn là gì? Chà, trước hết, hãy nhớ rằng chi phí hủy giấy của chính bạn không giới hạn ở chi phí của máy hủy tài liệu. Nhân viên của bạn sẽ mất thời gian và năng suất bằng cách làm lộn xộn tài liệu của họ. Ngoài ra, các vấn đề như gián điệp công ty có khả năng đến từ một người nào đó trong công ty của bạn. Dịch vụ hủy tài liệu có thiết bị phù hợp để hủy tài liệu của bạn một cách triệt để và thường an toàn hơn và giá cả phải chăng hơn so với việc bạn tự hủy tài liệu. *Bài viết theo quan điểm của tác giả Kelly Franklin, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu Điều hướng bài viết

dịch vụ hủy giấy